Importazione lead da file XLS, XLSX e ODS

Si può aggiungere una nuova lista di lead (o aggiornare la lista già esistente nella piattaforma) semplicemente caricando un file che sia di una delle tre tipologie seguenti: XLS, XLSX o ODS.

Schiaccia “Leads” nel menu a sinistra. Sarai accolto da una pagina contenente due sezioni con le informazioni più importanti per questo tipo di operazione. La prima sezione contiene le regole generali, mentre la seconda sezione contiene delle regole specifiche per alcuni tipi di campi. Ecco le tre regole generali che vanno seguite prima di iniziare la procedura:

  • Devi avere un campo Email. Le email duplicate o vuote non sono permesse.
  • I campi obbligatori della tua piattaforma devono essere presenti nel file che stai caricando. Troverai un link che ti permetterà di vedere la lista dei campi obbligatori.
  • Controlla che non siano presenti errore all’apertura del file con Excel (o altri programmi).

Una volta prese in considerazione queste regole, puoi usare il bottone “Capito, vai allo step successivo” per proseguire con la procedura. Nel caso ci fosse invece bisogno di qualche informazione o chiarimento in più, puoi sfruttare il bottone “Ulteriori Informazioni” per andare direttamente alla sezione “Come si fà”.

Upload del documento

Il primo vero passo della procedura Import consiste nel selezionare il file che si vuole caricare sulla piattaforma AltosMail. Il file può essere di tipo XLSX, XLS oppure ODS. In questo passo è importante ricordarsi che solo il primo foglio del file selezionato verrà considerato per l’Import, quindi se ci sono più fogli bisogna assicurarsi di spostare in prima posizione il foglio desiderato.

Una volta verificati questi aspetti e apportate le necessarie modifiche, basta cliccare su “Sfoglia file” per scegliere il file desiderato e poi su “Upload” per importarlo.

Tipologia di match e campo cancellazione

Questo passo permette di scegliere se associare il lead tramite il campo “Email” oppure il campo “ID” durante il processo di importazione. Inoltre, permette di associare il “Campo cancellazione” che serve per selezionare i lead che si vogliono cancellare durante il processo. Per differenziare i lead tra quelli da cancellare e non, basterà inserire la cifra “1” per i lead da cancellare, e la cifra “0” per i lead da tenere.

Match dei campi

A questo punto si possono associare tutti i campi del file nuovo, con i campi della piattaforma, per far sì che i dati vengano immagazzinati correttamente. Inizialmente AltosMail effettuerà un collegamento automatico con i campi che hanno lo stesso nome sulla piattaforma e sul file.

A sinistra si trova una sezione nominata “Gruppi” dove puoi scegliere il gruppo dei campi a cui deve essere effettuato il match, mentre in cima si trova un riquadro chiamato “Proprietario del lead”. In questo riquadro si può scegliere tra due opzioni:

  • Impostare direttamente un proprietario della lista per tutti i Lead che saranno caricati: Questa funzionalità si applica solamente ai nuovi Lead caricati, lasciando inalterato il proprietario dei Lead che saranno aggiornati.
  • Mappare un campo nel documento che rappresenta il proprietario con il campo proprietario della piattaforma: Questa funzionalità si applica sia in inserimento che aggiornamento. Bisogna specificare però per ogni record il proprietario. Il proprietario deve essere un proprietario esistente nella piattaforma (Username degli utenti).

In cima a sinistra invece si trova il riquadro “Carica mappatura” che permette di caricare una mappatura precedentemente salvata, registrando così tutti i nomi dei campi presenti nel file con i nomi presenti nella piattaforma.

ATTENZIONE: Cambiare il nome ad un campo nella piattaforma oppure il nome di una colonna in un file, risulterà in una mancata associazione del campo. Quindi se ci si accorge che nel documento è presente un campo che non è presente nella piattaforma, è possibile cliccare su “Nuovo Campo Personalizzato”, per aggiungerlo nella piattaforma.

Una volta selezionata la mappatura da caricare, è sufficiente cliccare su “Carica”. Nel caso si voglia cancellare invece, basta cliccare su “Cancella”.

Una volta completato il match dei campi si può cliccare “Avanti” per procedere con la procedura. Prima di passare alla prossima schermata però, ci viene data la possibilità di salvare questa nuova mappatura dei campi. Se si vuole salvare, basta immettere un nuovo nome, altrimenti lo si può lasciare bianco e andare oltre.

Presenza di errori

Nel caso la piattaforma riscontri degli errori durante il processo di importazione, troveremo la schermata degli errori con tutte le specifiche di ogni errore, con nome, descrizione e suggerimenti per risolverli.

A questo punto, per ricaricare il file, non è necessario ricominciare la procedura dall’inizio. Basta effettuare le correzioni necessarie, e sfruttare il blocco presente nella stessa schermata per selezionare il file e caricarlo tramite il bottone “Upload”. Bisogna fare comunque attenzione in questa fase a non cambiare il nome delle colonne, o a spostare/aggiungere/cancellare le colonne, perché in questo caso verrà visualizzato un messaggio di errore e sarà necessario ripartire dal primo passo.

Caricamento dei record e termine delle operazioni

Questa ultima schermata permette all’utente solo di annullare l’operazione di import mentre un contatore permette di visualizzare l’andamento dei record caricati. Si tratta di un processo molto veloce che procede mediamente ad un tasso di circa 30.000 record caricati ogni 3 minuti.

Una volta terminato l’import viene visualizzata la schermata finale con un riassunto generale del processo, nel quale vengono specificati:

  • Record totali: Il numero dei record processati
  • Record inseriti: Numero dei record inseriti
  • Record aggiornati: Numero dei record aggiornati
  • Record cancellati: Numero dei record cancellati

A questo punto si può lanciare un’indagine di Data Quality cliccando sul pulsante adeguato, e inoltre si può scaricare un report dettagliato, che mostra per ogni record se questo è stato inserito, aggiornato o cancellato.

Nel caso in cui si vada oltre il numero di lead permessi dal proprio piano, viene visualizzato in alto un messaggio che mostra quanti lead sono stati effettivamente caricati. In ogni caso sarà possibile effettuare l’aggiornamento di tutti i Lead che si desiderano, perché il limite è imposto solo alla creazione dei nuovi lead. In fine, viene anche inviata un’email all’utente che ha effettuato l’import, con allegato il report della operazione.